WebNest
מערכת לניהול מסמכים ומידע בתצורת WEB
חברת קוטב טכנולוגיה מציעה
מענה לניהול מגוון סוגי המידע בארגון, החל ממסמכים סרוקים, שרטוטים וקבצי מחשב כלשהם
ועד לניהול כולל של המידע והפעילויות בפרוייקטים השונים המתנהלים בחברה.
המערכת המוצעת, מערכת WebNest מופעלת בהצלחה כפתרון רב שכבתי לארגונים בהם המידע מהווה חלק
עיקרי בפעילות השוטפת. המערכת מאפשרת גמישות במתן פתרון החל מארכיב מסמכים בלבד
דרך מערכת שיתוף מסמכים פרוייקטלית/ארגונית ועד למערכת ניהול מידע
פרוייקטלי/ארגונית מונחית תהליכים.
המגוון הרחב של יכולות המערכת יחד עם
גמישות ומודולריות היישום מאפשרים יישום מהיר ואיכותי באתר הלקוח.
למידע בארגון מגוון מרכיבים גדול מאוד
הכולל: מערכות ארגוניות (Legacy), מסמכים
אלקטרוניים, קבצי מולטימדיה שונים (כגון: גרפיקה, תמונות, תרשימים, קול, וידאו
ועוד) קבצי דואר אלקטרוני, קבצי מחשב שונים, פקסים, מסמכי נייר, תרשימים ושרטוטים,
תמונות ועוד.
WebNest, מערכת ניהול מידע ותהליכים בתצורת WEB פותחה
במיוחד כדי לנהל בצורה היעילה ביותר את המשאב החשוב ביותר בארגון - המידע...
המערכת מיישמת את העקרונות
היסודיים הנדרשים ממערכת ניהול מידע והם:
q
אחסון מגוון עצום של סוגי מידע
q
הפצה וניתוב מידע
q
אחזור מהיר ויעיל של המידע
q
איתור מידע גם על פי תוכנו וגם על פי
מאפייניו
q
ניהול ושיתוף המידע בהתאם לשיוך
הארגוני
q
אבטחת המידע על בסיס שיוך ארגוני
ארכיטקטורת המערכת
מערכת WebNest היא
מערכת בארכיטקטורת Multi-Tier המיישמת טכנולוגיות אינטרנט
לניהול מידע, תהליכים ויישומים. המערכת עובדת מול בסיסי נתונים SQL-ים סטנדרטיים
(כגון MS SQL
Server, ORACLE) ומול Microsoft IIS כתשתית לניהול המידע והפקת דפי אינטרנט.
ממשק
תצוגה ראשי - מבנה תיקיות היררכי
המידע במערכת WebNest מאוחסן בשיטה של תיקיות ותתי תיקיות.
צורת אחסון זו היא האינטואיטיבית והלוגית ביותר ומאפשרת גמישות מקסימלית בניהול
המידע.
לעיתים יש צורך
בניהול תיקי מידע מורכבים בעלי שייכות לוגית והיררכית מורכבת. המערכת מאפשרת ליצור
מספר בלתי מוגבל של תיקיות ומספר בלתי מוגבל של רמות לכל תיקייה. באופן זה ניתן לדוגמא
לאחסן את כל המידע של פרוייקט מורכב ביותר וכל זאת תחת שייכות לוגית אחת.
תכונות מרכיב התיקייה:
·
בניית תיקייה – ישנם סוגים שונים של תצוגות תיקייה,
כגון: כרטסת מידע, טבלה דינמית, פורומים, אינדקס, ניהול ישיבות ועוד'.
·
נתוני תיקייה- ניתן לאפיין תיקיה בהתאמה אישית אין מגבלה למס' שדות האפיון.
·
יצירת עצי תיקיות מובנים, לדוגמא בפתיחת פרויקט חדש
נבנה אוטו' עץ תיקיות.
·
הגדרות תיוק – בנית מנגנון הבונה מדרג תיקיות באופן אוטומטי ע"פ שם/מספר התיקייה.
·
שינוי מיקום תיקייה כולל תתי התיקיות ותכולותיהם.
·
מנגנון חיפוש
ייעודי לתיקיות ע"פ שם התיקייה ו/או נתוני התיקייה.
תמיכה במגוון רחב של פורמטים
מערכת WebNest משמשת
לאיחסון, ניהול ואחזור של המידע הארגוני.
המערכת מנהלת מידע גולמי, מידע
מובנה ו/או טבלאי, מסמכים אלקטרוניים ותוכניהם, וכן מסמכים סרוקים ותוכניהם.
אחסון מידע אפשרי מאמצעי קלט שונים
ומגוונים, כגון:
תמונות, סרטים, קול, מסמכים סרוקים,
פקסים,
תרשימים, יישומי Office
שונים,שרטוטים Cad,
מערכות דואר אלקטרוני, דפי אינטרנט
וכו'.
תכונות מרכיב המסמך
·
תצוגת מסמכים
ברשומות או כטביעות אצבע.
·
הוספת/ החלפת/ העתקת מסמך במערכת.
·
חיפוש מסמך.
·
ניהול מהדורות למסמך.
·
נעילת מסמך – שחרור מסמך.
·
הפצת מסמך למשתמשים פנימיים ולמשתמשים חיצוניים.
·
היפר קישור למסמך בתוך ומחוץ למערכת.
·
טיפול במסמך מסוג אוגדן : פירוק/איגוד/תצוגה/הוצאה.
·
שליחה בדואר אלקטרוני ובפקס או שליחה להדפסה.
·
גרירת מסמך מהדואר האלקטרוני ומהסייר לתיקייה ייעודית במערכת.
ניהול מסמכים/רשומות
המערכת מאפשרת שמירת מסמכים ישירות לתוך תיקיות
המערכת כמו לדוגמא: ייבוא
קבצים, סריקה, שילוב דואר אלקטרוני
ועוד', ראה תרשים להלן:
תרשים: הצגת מאפייני מסמכים וכפתורי קליטה
ועריכת מסמכים
ניהול מאפייני המסמכים
לכל מסמך במערכת ניתן להגדיר מאפיינים (שדות נתונים) כמו
לדוגמא: שם המסמך, נושא, יוצר המסמך, סוג המסמך, תאריך, שם לקוח, שם ספק וכו'.
המערכת מאפשרת להגדיר לכל תיקייה אוסף מאפיינים בלתי מוגבל. כל המסמכים שיוצרו
באותה תיקייה יורשים את המאפיינים שהוגדרו לאותה תיקייה.
המאפיינים יכולים להיות חופשיים ו/או
מבוססים על בחירה מרשימת ערכים קבועה (גם
רשימה זו מוגדרת ומנוהלת במערכת).
***ניתן להגדיר גם מאפיינים שהם
מאפייני חובה בלעדיהן לא ניתן ליצור מסמכים במערכת.
טפסי קלט והוצאה: קיימים במערכת מנגנונים
המאפשרים קליטה מובנית ומוגדרת מראש של
מסמכים כמו לדוגמא תבנית קליטת מסמכים תוך
שימוש בממשק מובנה ראה תרשים:
תכונות נוספות התומכות בניהול
מסמכים:
סל מסמכים
איסוף
מסמכים מתיקיות שונות והחזקתן יחד, כ- LINK .
תיקיות אלו הנן אישיות ומרוכזות כתת תיקיות תחת תיקיית על הפרק,(תיקיית על הפרק
הנה תיקיה אישית המשויכת אישית לכל משתמש המורשה להשתמש במערכת) . מטרות המודול:
לאפשר יכולות עבודה על קבוצת מסמכים אשר מתויקים במספר תיקיות ( כאשר לא רוצים ולא
נכון להזיזם ממקום תיוקם המקורי ).
הדבר
מאפשר הן שליחת EMAIL, הדפסה או עבודה ממושכת על קבוצת המסמכים לנוחות המשתמש מבלי לפגוע בתיוק המערכת לכל משתמשי הארגון.
ניתן
לייצר מספר תיקיות כאלו ולתת להם שם לפי בחירת המשתמש.
כאשר
מייצרים LINK לא ניתן למחוק את הקובץ המקורי.
על
קבוצת המסמכים בתיקיות אלו ניתן לבצע את כל הפעולות הסטנדרטיות במערכת, כגון:
עריכה, נעילה ושליחה ב WF כקבוצה ( כאשר המסמכים ב WF מופנים למקומם המקורי ).
מודול
סריקה מהירה
מציג את המסמך הסרוק בחלקו
העליון של מסך המשתמש ובחלק התחתון של מסך המשתמש ניתן למלא ישירות את מאפייני המסמך - הנתונים המוקלדים מנתבים את
המסמך לתיקיית היעד.
תצורת עבודה
זו מאיצה את קצב העבודה באופן דרסטי !
ניהול לוחות מודעות ופורומים, לכל
מחלקה/נושא.
בכל מחלקה, פרויקט ותיקיה
ניתן לפתוח לוח מודעות ופורום לשימוש החברים באותו נושא. יצוין כי כל הנתונים
וההודעות בפורום יופיעו גם בעת חיפוש במערכת.
מודול טריגר (מחולל אירועים)
המטרה: מטבע הדברים מערכת ניהול מידע ופרויקטים הנה
מערכת דינמית ומתרחשים בה שינויים ואירועים רבים. ניתן לעקוב אחר השינויים באמצעות
הפעלת ה"טריגר". אירוע יכול להיות הוספה/מחיקה /שינוי של מסמך או ביצוע שינוי בנתון קיים. כך לדוגמא,
מנהל פרויקט המבקש לקבל התראה\הודעה בעת הוספת מסמך או שרטוט לספריית עליו הוא
אחראי צריך להגדיר זאת כפרמטר ובכל פעם שיתרחש שינוי הוא יקבל חיווי על כך.
ניתן
ליצר קבוצות משתמשים כאשר מגדירים לכל משתמש תיקייה בה הוא נגיש למסמכים המיועדים.
(צפייה במסמך בלבד ולא במהדורותיו וללא אפשרות לשנותו)
כמו
כן ניתן ליצר קבוצת מסמכים וכאשר מסתיימת גרסא או שלב מסוים ניתן לשלוח את קבוצת
המסמכים לקבוצות משתמשים. המערכת תייצר
עותק אחד לכל קובץ מקבוצת המסמכים וישלח לכל אחד מאנשי הקבוצה LINK לקובץ
בתיקיה שהוגדרה לו.
מודולים אופציונליים (מתומחר בנפרד)
Work Flow
- מערכת דינמית
וזמינה לכל משתמש, כפוף להרשאה מתאימה, הכולל מסלולים
ציבוריים ואישיים.
קיימת תצוגה גרפית ויזואלית לבקרת התהליך הכוללת סמנים שונים לאיפיון הסטטוס,
למשל: בטיפול, לא בטיפול, טרם הגיע לייעודו וכו'.
ניתן לשלוח את הלינק למסמך בצורה טורית או למס' משתמשיםבמקביל כולל הגדרת
זמני עבודה לכל משתמש.
משתמש יכול לצפות בהערות של
שותפי הסבב. ניתן גם לאפיין תבנית מאפיינים לליווי המסמך(בניית התבנית, ע"פ
אפיון מפורט, מתבצעת ע"י קוטב טכנולוגיה), כאשר כל משתמש נדרש למלא נתוני
חובה בחוצץ המתאים ולאשר אותם בשדה ייעודי להמשך ניתוב המסמך לתחנה הבאה (נעילת התבנית לשינויים, למעט
אדמינסטרטור). בכל שלב ניתן לצרף מסמך נוסף לתהליך. הודעות למשתמשים בנוגע ל W.F מנותבים לתיקיית על הפרק
הייעודית לאותו משתמש ו/או בד"א.
תרשים: ממשק יצירת תהליכי WorkFlow
חיפוש
טקסטואלי בתוכן מסמכי Word ובתוכן מסמכים סרוקים(כתב מודפס)
כל מסמך המוזן
למערכת מאונדקס אוטומטית ע"פ תוכנו. חיפוש זה הנו אינטואיטיבי ומאפשר חיפוש למילה מסוימת בתוכן המסמך,
תוצאות החיפוש מציגות קישור ישיר לכל המסמכים שעלו בחיפוש.
ניהול פרוטוקולים
· הפצת
הפרוטוקול.
· רישום והגדרת
משימות.
· זמני ביצוע
וגוף מבצע.
· מעקב אחר ביצוע
תוך הפעלת טריגרים לגוף המפקח המאפשר לו להיות שותף בתהליך
ולוודא התקדמות.
· דוחות, סיכום,
ביצוע והפצה.
מודול Helpdesk
מודול למיון וטיפול בפניות לקוחות או עובדי הארגון (ניתן לשלב בין השניים),
מודול זה נבנה בהתאם לצרכי הלקוח על בסיס תוכנת WebNest ומכיל מסמכי משנה המפרטים שם הלקוח, מהות הפניה,
אופן הטיפול
וכן ריכוז פניות ללקוח או כל ריכוז שיידרש והתראות שונות לתהליך הטיפול
וסיומו.
מודול ניהול משימות
מודול ניהול המשימות במערכת WebNest מאפשר ניהול
ומעקב משימות בחברה
כל משתמש רשאי להוסיף משימה עליה הוא אחראי המכילה את המאפיינים הבאים:
נושא המשימה,שם המבצע,סטאטוס,דחיפות המשימה,תאריך התחלה וסיום מתוכנן
לכל משתמש יש תיקיות אישיות (תחת על הפרק) המתייחסות למשימותיו
תיקיה המכילה את כל המשימות שבאחריותו-המשימות אותם הוא יזם.
תיקיה המכילה את כל המשימות שהוא אמור לבצעם.
בתיקיות אלו יש לו מנוע סווג בו הוא יכול לסווג את כל המשימות ע"פ
הקריטריונים הבאים:
·
משימות לטיפול היום
·
משימות לטיפול עתידי
·
משימות חדשות
·
משימות סגורות
·
משימות באיחור סיום
·
משימות באיחור התחלה
מודול יבוא קבצים מלשכת סריקה
מודול יבוא קבצים מתאים במיוחד לחברות
בעלות ניירת רבה המעוניינות למחשב את המשרד ולאחסן את כל הניירת במהירות וביעילות
ב WebNest, יכולות להעביר את הניירת ללשכת סריקה.לשכת הסריקה תסרוק את החומר
ותבנה קובץ נתונים המאפשר את אחסון החומר בקלות ובצורת שליפה נוחה. (את המאפיינים שיתקבלו
מהניירת בקובץ נתונים החברה תגדיר בזמן הזמנת עבודת הסריקה)
חתימה
אלקטרונית
חתימת המסמך ב D.B כולל חתימה ויזואלית ע"ג המסמך עצמו.(מערכת זו משולבת במערכת WebNest , ומחייבת התקנת חומרה ותוכנה ייעודיים).
מודול קליטת דואר נכנס
מודול המאפשר תיוק מהיר ונוח
של מסמכים הנכנסים למערכת תוך כדי יידוע האנשים הרלוונטיים על כניסת הקובץ למערכת
ע"י הכלים הקיימים במערכת כגון: WorkFlow.
כמו כן, ממסך זה קיימת אפשרות
של הפצת הקובץ לתיקיות שונות במערכת.
במודול זה הקובץ מוצג כקובץ
בודד, דבר המאפשר עריכת מאפייני הקובץ בעת הצפייה בו.
מודול ניהול
שרטוטים ומידע הנדסי
פיתוח על בסיס WebNest המאפשר
לשמור שרטוטים, להציגם לפי דרישה ולנהל מהדורות וכן שרטוט ראשי ושרטוטי משנה (XREF).
המערכת עובדת מגרסת AUTOCAD
2000 ומעלה.
סיכום:
כפי שבוודאי נוכחתם, מערכת
WebNest מערכת דינמית ומלאת אפשרויות. אנו בקוטב נשמח להיענות לבקשותיכם, לאפיין
ולהתאים מערכת שתשרת בצורה הטובה ביותר את ארגונכם
אנא אל תהססו לפנות אלינו בכל
שאלה ובעת הצורך למשרדנו 03-5783951 .